Il rischio dei bulk download tradizionali
I bulk download sono comodi, ma spesso interrompono la catena di custodia. Una volta che il pacchetto lascia la data room, diventa complicato dimostrare che ciò che è stato esportato sia completo, coerente e non alterato.
In una due diligence M&A, in un audit o in un contenzioso, questo vuol dire esporsi a contestazioni: se manca un documento o se i file sono stati rinominati, non hai una prova difendibile dell'esatto perimetro consegnato.
Un export legal-grade nasce proprio per colmare questo vuoto: trasforma un semplice download in un pacchetto di prova verificabile, con tracciabilità end-to-end e responsabilità chiare.
Cosa rende un export legal-grade
Un export legal-grade deve essere a prova di manomissione e verificabile in modo indipendente, senza dipendere dalla piattaforma che lo ha generato.
Questo richiede una combinazione di integrità crittografica, firme digitali e timestamp affidabili, oltre a metadati che descrivano il contenuto in modo univoco.
- Manifest con hash SHA-256 per ogni file
- Firma digitale del manifest
- Timestamp RFC 3161 per provare la data
- Audit trail immutabile con approvazioni
Dal workflow alla prova difendibile
Un export legal-grade non è solo tecnologia: è anche processo. In SimpleVDR l'export passa da un workflow con approvazioni, MFA e ruoli, così da garantire che la richiesta sia autorizzata e tracciata.
Il pacchetto include manifest, snapshot dell'audit trail e firme, permettendo a chi riceve i documenti di ricostruire la sequenza degli eventi e dimostrare la provenienza dei file.
Questo approccio riduce il rischio di dispute sulla completezza del set esportato e migliora la governance interna della data room.
Verifica locale con SVDR-Check
Per chi deve verificare un pacchetto legal-grade offline, SimpleVDR mette a disposizione SVDR-Check, lo strumento locale per controllare integrità, firme e timestamp.
SVDR-Check valida il manifest, confronta gli hash dei file e conferma la data certa, senza richiedere accesso alla piattaforma: ideale per consulenti esterni, auditor e team legali.
Riferimenti di compliance e best practice
Gli export legal-grade si allineano alle esigenze di accountability del GDPR, alle firme e ai timestamp qualificati di eIDAS e alle regole di integrità dei record come SEC 17a-4.
A livello operativo, supportano le best practice di conservazione documentale, riducendo il rischio di contestazioni su versioni, permessi e modifiche.
Prossimo passo
Se ti serve un workflow di export difendibile per M&A, audit o contenziosi, richiedi una demo: ti aiutiamo a definire policy, ruoli e verifiche, inclusa la validazione locale con SVDR-Check.
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